Eseguendo la configurazione su un client di posta (come Microsoft Outlook) è necessario scegliere quale sistema utilizzare per visualizzare la posta elettronica; in base alle proprie esigenze è necessario scegliere se utilizzare il protocollo POP3 oppure IMAP
POP3
I messaggi vengono scaricati nel computer locale, liberando lo spazio occupato sul server di posta.
E’ la configurazione ideale se si intende visualizzare la posta elettronica da un singolo computer, in quanto la cassetta postale sul server viene svuotata ogni volta che i messaggi vengono scaricati sul pc.
IMAP
I messaggi rimangono salvati sul server ed è quindi la configurazione ideale se si intende accedere alla propria posta da locazioni diverse (più computer, cellulari, tablet), in quanto ogni dispositivo si va a sincronizzare con il server.
Questa configurazione porta però al raggiungimento della quota disco della cassetta postale sul server: sarà quindi periodicamente necessario archiviare i messaggi più vecchi.
Inoltre qualunque modifica effettuata sui messaggi (come spostamento o eliminazione) viene fatta a livello di server e quindi effettiva su tutti i dispositivi che visualizzano la casella.
